TY - CHAP A1 - Müller, Jens A1 - Kirschke, Heiko A1 - Köcher, Jürgen A1 - Petter, Steffen T1 - Untersuchung und Erarbeitung eines Leitfadens zum Dokumentenmanagement in KMU des Bauwesens N2 - In der heutigen Informationsgesellschaft sind alle Geschäftsprozesse in einem Unternehmen geprägt durch die Verwendung der vorhandenen Informations- und Kommunikationstechnologien. Diese haben zur Folge, dass Unternehmen mit einer wahren Flut an Informationen konfrontiert werden, die von extern und intern in das Unternehmen eingetragen wurden. Die erfolgreiche Beherrschung dieser Informationsflut bildet die Basis für das effektive Arbeiten im Unternehmen. Grundvoraussetzung hierfür ist vor allem ein harmonisches Zusammenspiel zwischen Mensch ↔ Organisation ↔ Technik. Dokumentenmanagementsysteme haben sich zur Aufgabe gemacht, den Anwender bei der technologischen Bewältigung dieser Aufgabenstellung zu unterstützen. Der hier vorgestellte Artikel zeigt die Probleme auf, die während der Umsetzung eines Dokumentenmanagementsystems auftreten können und konzentriert sich dabei besonders auf Kleinen und Mittleren Unternehmen (KMU) im Bauwesen. Charakteristisch für diese ist die Schwäche die eigenen Unternehmensstrukturen betriebswirtschaftlich aufzubereiten, woraus später bei einer technologischen Umsetzung schwerwiegende Probleme resultieren. Genau an diesem Punkt setzt der vorgestellte Artikel an und versucht den Zusammenhang zwischen Organisation und Technik herauszuarbeiten, um darauf aufsetzend einen allgemeingültigen Ansatz für die Umsetzung eines Dokumentenmanagementsystems zu liefern. KW - Baubetrieb KW - Klein- und Mittelbetrieb KW - Dokumentenverwaltungssystem Y1 - 2003 U6 - http://nbn-resolving.de/urn/resolver.pl?urn:nbn:de:gbv:wim2-20111215-3367 ER - TY - CHAP A1 - Wittenberg, Reinhold T1 - Einsatz eines Dokumenten - Management - Sytems (DMS) für Eingangsrechnungen in Bauunternehmen N2 - Die Aug. Prien Bauunternehmung hat im Jahre 2001/2002 ein DMS eingeführt. Die Gründe dafür waren, dass die Aufbewahrungsfristen von sechs auf zehn Jahre erhöht wurden, man die Abläufe in der Verwaltung straffen und die Postwege von und zu großen Baustellen sparen wollte. Die Einführung des Systems dauerte sechs Monate. Die Zusammenarbeit mit den externen Beratern wurde a-typisch gestaltet: kein Pflichtenheft (sondern Projektbeschreibung) und keinen festen Preis (sondern Budgetrahmen). Die aufkommenden Fragen und Probleme konnten in ständigen Feed-Back-Schleifen zwischen den Anwendern, dem Projektleiter und den externen Programmierer gelöst werden. Interne Widerstände konnten durch Durchsetzungswillen als auch Eingehen auf die Einwände überwunden werden. Bei der Programmierung des Systems wurde darauf geachtet, dass die Handhabung für die Anwender so einfach wie möglich gestaltet wurde. Mit der Einführung des Systems zeichnen fast alle Anwender (>90%) ihre Rechnungen am Bildschirm ab - ob in der Zentrale oder draußen auf der Baustelle. Die Bauleiter auf den Baustellen können sich über eine ISDN-Leitung auf einen Terminal-Server in der Zentrale einwählen und dann so wie im Büro arbeiten. Bereits archivierte Rechnungen können sich die Anwender jederzeit über das firmeninterne Baustellen-Informations-System (B-I-S) wieder aufrufen. Die Rechnungskontrolle braucht nicht mehr die Belege in Bauleiter-Mappen sortieren, weiß jederzeit wo eine Rechnung zur Bearbeitung liegt und bekommt nur noch die geänderten Rechnungen zur Bearbeitung (alle anderen gehen direkt in den automatischen Zahlungslauf). Durch die Einführung des Systems konnte eine Person in der Rechnungskontrolle eingespart werden. Der Return on Invest (ROI) liegt bei 1,4 Jahren, was ein guter Wert ist. Zwischenzeitlich werden weitere Belege gescannt. KW - Baubetrieb KW - Dokumentenverwaltungssystem Y1 - 2003 U6 - http://nbn-resolving.de/urn/resolver.pl?urn:nbn:de:gbv:wim2-20111215-3791 ER -